Dématérialisation et collaboratif

La mise en place de plan de transformation des entreprises passe souvent par l’installation d’outils collaboratifs comme Office 365 et une dématérialisation des documents. Il s’agit pour l’entreprise de gagner en efficacité opérationnelle et de faire face aux contraintes réglementaires. Cette dématérialisation permet de gagner en qualité de service pour les clients, mais aussi de faciliter la relation et le partage entre services et s’adapter à de nouveaux usages.
La mise en œuvre d’une démarche de ce type permettra à l’entreprise d’exploiter et de valoriser à bon escient son capital informationnel.

Les objectifs et les enjeux de nos clients :

Optimiser et sécuriser le traitement des opérations documentaires face à la digitalisation de l’organisation
Faire face aux exigences opérationnelles et réglementaires
Faciliter, préparer la digitalisation des processus de bout en bout en industrialisant les workflows documentaires
Optimiser la gestion de l’archivage
Faciliter le travail collaboratif et le partage de documents dans un contexte de mobilité

Notre Expertise

EI-Management vous accompagne pour :

Recueil et analyse de besoins
Analyse des fonds documentaires
Etudes stratégiques de dématérialisation et définition de plans d’actions
Accompagnement à la mise en place d’offre de service transverse
Etats de l’art
Rédaction de cahier des charges et accompagnement aux choix de solutions
Assistance à maîtrise d’ouvrage (spécifications fonctionnelles et techniques, paramétrage, recettes utilisateur, etc.)
Migration de données
Définition de nouvelles procédures de travail et formation.
Audit Archivage électronique
Audit chaine de numérisation

Nos Références

OFFRE DE SERVICES DE GED ET D’ARCHIVAGE

EI-Management assure l’AMOA pour la mise en place d’une offre de services de GED et d’Archivage :
– Accompagnement du déploiement d’une solution de GED et de dématérialisation des flux papier pour supporter le processus de gestion du surendettement (1800 utilisateurs répartis dans 37 centres de gestion sur tout le territoire, plus de 10 millions de documents échangés par an).
– Mise en place d’une offre de service de numérisation décentralisée pour l’ensemble des services de la Banque de France.
STRATÉGIE DE MIGRATION OFFICE365

Un acteur majeur du Conseil en ingénierie souhaitait réaliser une migration vers la solution Office 365 (Pack Office, Outlook Online, OneDrive, Teams, Skype, SharePoint), et ce pour 23 pays. Nous avons construit la roadmap de migration sur 24 mois :
– Analyse existante
– Construction et validation de l’architecture cible
– Identification des différents scénarios avec lotissement du déploiement
– Calcul du coût projet.
DÉMATÉRIALISATION ET CONDUITE DU CHANGEMENT

La dématérialisation des processus de travail et la sauvegarde des données dans le respect de la conformité et de la compliance sont au cœur des enjeux de Malakoff Médéric, groupe paritaire de protection sociale français. Dans ce projet Malakoff Médéric Assurance a fait confiance à EI-Management pour :
– L’accompagner dans le choix du prestataire de numérisation et mettre en place l’offre de services GED et Démat
– Assurer la cohérence fonctionnelle et la généricité du socle
– Encadrer et piloter les équipes de MOE (équipes de productions et de développement, mise en place de méthodes de développements en continu, etc.)
– Assurer la disponibilité et la performance de la plateforme par la mise en place des campagnes de tests de charges
– Encadrer les métiers déployés et assurer une conduite du changement efficace (définition des processus de travail cible, formations, e-learning, support, mise en situation, etc.).
Aujourd’hui, après 10 métiers et 2500 gestionnaires embarqués, la mission a évolué vers l’enrichissement du centre de services GED et permettre l’accostage de la solution avec l’ensemble du SI Malakoff pour offrir de nouveaux usages (portail client, signature électronique, etc.)
En moyenne 4 personnes EI-Management interviennent depuis 3 ans sur ce projet sur une équipe de 12 personnes.